Metodos Teorias Definiciones: [TDM] La trampa de la respuesta inmediata

* NOTA DE VREDONDOF *-Quiero aportar a este articulo el argumento principal del porque es "una" (La) trampa (de) la respuesta inmediata".Es una trampa ya que el correo solo se DEBE abrir 4 veces al dia.
1ª - A la hora de la planificacion DIARIA (PfDH0), "usease" al empezar el trabajo ( la llamada HORA 0) .2ª - Antes de ir a comer. 3ª - Despues de volver de comer 4ª - y antes de plegar por la noche.
Con este sistema "quitas el mono" del correo , ves lo urgente que pudiera haber (y asi quedas tranquilo) y te ajustas a la DISCIPLINA / GUIA DE LA PLANIFICACION (Pf) :"UN MOMENTO PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU MOMENTO" ("Un momento para cada correo y cada correo en su momento").
La gente ya sabe que las comunicaciones urgente debe hacerlas por "WUASAP".
Manipulando un monton de correos cada vez ... no caes en la tentacion de RESOLVERLOS en ese momento.
Unas buenas y necesarias "etiquetas" en GMAIL son :
@ CAJON.@ SOLUCIONAR HOY.Pf 01 LUNES.Pf 02 MARTES.Pf 03 MIERCOLES.Pf 04 JUEVES.Pf 05 VIERNES.Pf 06 SABADO.Pf 07 DOMINGO.
Normalmente y cuando veo los correos , les suelo poner la etiqueta del Pf 05 VIERNES. ya que ese es el dia que hago la planificacion semanal (PfS) y el dia que les asigno un dia de la semana siguiente a los correos que tengo que REC (RESOLVER ESTUDIAR CONTESTAR) .
No obstante algunos correos les pongo la etiqueta del dia siguiente para ya en la planificacion (PfDH0) darle el curso .. "usease" resolverlo o ponerle la etiqueta de planificacion correspondiente, "usease" ponerle la etiqueta del dia que quiero o debo REC (RESOLVER ESTUDIAR CONTESTAR).

SCL

«Te he enviado un email hace unos minutos, ¿no lo has visto?» ¿Por qué nos hemos acostumbrado a utilizar el Email para hablar casi en tiempo real? La mayoría de la gente recurre a él esperando (demandando) respuestas instantáneas y está pendiente de él para responder de forma inmediata. Es un pésimo hábito que ha calado en la productividad personal y de equipo, y que tiene serios efectos.

Posiblemente el de la respuesta rápida sea uno de los malos hábitos que más se repite en las empresas y equipos de trabajo con los que trato temas de productividad. Y sus consecuencias son serias, tanto a nivel personal como colectivo:

Porque hace creer a los demás que siempre estás colgado del Email y que te pueden enviar cualquier cosa en cualquier momento, que tú responderás rápido. Les acostumbras mal.

Porque el día que no respondes rápido generas frustración y descontento en los demás, acostumbrados a obtener de ti respuestas casi instantáneas.

Porque te engañas a ti mismo creyendo que así eres más eficiente. O incluso peor: que proyectas esa imagen hacia los demás. Responder rápido = productividad.

Porque interrumpes de forma constante las tareas que estás haciendo. Pierdes ritmo de trabajo, intensidad y flujo de ideas. Perjudicas tareas infinitamente más importantes.

Porque hacer multitarea intercalando respuestas rápidas a lo que va llegando, alarga innecesariamente la duración de tus tareas. Tardas más tiempo en hacer las cosas.

Porque favorece la cultura de que la herramienta está por encima de ti, de tu rendimiento, de tus objetivos, de tus resultados. O de los de tu equipo.

Porque va debilitando el contacto y la colaboración en equipo. En vez de "hablar y tratar" ciertos temas, terminamos por abusar del "enviar y esperar", lo que muchas veces genera frustraciones y no pocos conflictos.

Porque fomenta la falsa creencia de que todos los mensajes son iguales y que deben atenderse con la misma diligencia. Relevantes o no, se contestan según van entrando.

Porque nos acostumbra a enviar urgencias por Email, cuando esta herramienta de comunicación no nació para ese fin.

¿Qué se puede hacer?

Existe la creencia de que como se trata de un "mal hábito colectivo" y muy extendido, yo no puedo hacer nada. Esto, además de no ser verdad, es una manera muy humana de echar balones fuera. Tú solo puedes hacer mucho.

Elimina el vicio del chequeo constante. El gesto de revisar lo que va entrando es una irresistible invitación a responder en el acto.

Desactiva el notificador de correo nuevo. Porque además de partir por la mitad tu Atención, es otra clara invitación a responder cuanto antes.

Si te encuentras con un email que acaba de entrar, refrena el impulso de contestar. Déjalo para la siguiente revisión o incluso para el día siguiente.

Empieza a masticar, digerir e interiorizar esta frase que tanto me ayudó en su día: «Los emails pueden esperar».

Si tienes que comunicar una urgencia utiliza un medio de comunicación más inmediato, como el teléfono o hazlo en persona.

Al redactar tus mensajes acostúmbrate a poner claramente y lo más al principio posible, para cuándo es lo que necesitas. (Si dejas claro que es para pasado mañana estás sugiriendo que no necesitas una respuesta inmediata.)

Haz saber tus tiempos de respuesta a compañeros y colaboradores cercanos. Fijando márgenes de horas y días más amplios no generas falsas expectativas en ellos.

Planifica diaria y semanalmente para anticiparte pidiendo por email cosas que sabes que necesitarás. Así no generarás falsas urgencias y exigirás del otro que te responda de forma inmediata.

Si dentro de unos años alguien recuerda nuestra carrera profesional, o el impacto de nuestras aportaciones, o nuestra capacidad para solucionar o construir, no será por haber respondido rápido a cada nuevo mensaje que va llegando. Eso seguro.

Autor del articulo -

La trampa de la respuesta inmediata

de ThinkWasabi de Berto Pena

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Publicado por VRedondoF para TDM el 12/14/2012 05:30:00 a.m.