[TDM] La trampa de la respuesta inmediata

* NOTA DE VREDONDOF *-Quiero aportar a este articulo el argumento principal del porque es "una" (La) trampa (de) la respuesta inmediata".Es una trampa ya que el correo solo se DEBE abrir 4 veces al dia.
1ª - A la hora de la planificacion DIARIA (PfDH0), "usease" al empezar el trabajo ( la llamada HORA 0) .2ª - Antes de ir a comer. 3ª - Despues de volver de comer 4ª - y antes de plegar por la noche.
Con este sistema "quitas el mono" del correo , ves lo urgente que pudiera haber (y asi quedas tranquilo) y te ajustas a la DISCIPLINA / GUIA DE LA PLANIFICACION (Pf) :"UN MOMENTO PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU MOMENTO" ("Un momento para cada correo y cada correo en su momento").
La gente ya sabe que las comunicaciones urgente debe hacerlas por "WUASAP".
Manipulando un monton de correos cada vez ... no caes en la tentacion de RESOLVERLOS en ese momento.
Unas buenas y necesarias "etiquetas" en GMAIL son :
@ CAJON.@ SOLUCIONAR HOY.Pf 01 LUNES.Pf 02 MARTES.Pf 03 MIERCOLES.Pf 04 JUEVES.Pf 05 VIERNES.Pf 06 SABADO.Pf 07 DOMINGO.
Normalmente y cuando veo los correos , les suelo poner la etiqueta del Pf 05 VIERNES. ya que ese es el dia que hago la planificacion semanal (PfS) y el dia que les asigno un dia de la semana siguiente a los correos que tengo que REC (RESOLVER ESTUDIAR CONTESTAR) .
No obstante algunos correos les pongo la etiqueta del dia siguiente para ya en la planificacion (PfDH0) darle el curso .. "usease" resolverlo o ponerle la etiqueta de planificacion correspondiente, "usease" ponerle la etiqueta del dia que quiero o debo REC (RESOLVER ESTUDIAR CONTESTAR).

SCL

«Te he enviado un email hace unos minutos, ¿no lo has visto?» ¿Por qué nos hemos acostumbrado a utilizar el Email para hablar casi en tiempo real? La mayoría de la gente recurre a él esperando (demandando) respuestas instantáneas y está pendiente de él para responder de forma inmediata. Es un pésimo hábito que ha calado en la productividad personal y de equipo, y que tiene serios efectos.

Posiblemente el de la respuesta rápida sea uno de los malos hábitos que más se repite en las empresas y equipos de trabajo con los que trato temas de productividad. Y sus consecuencias son serias, tanto a nivel personal como colectivo:

Porque hace creer a los demás que siempre estás colgado del Email y que te pueden enviar cualquier cosa en cualquier momento, que tú responderás rápido. Les acostumbras mal.

Porque el día que no respondes rápido generas frustración y descontento en los demás, acostumbrados a obtener de ti respuestas casi instantáneas.

Porque te engañas a ti mismo creyendo que así eres más eficiente. O incluso peor: que proyectas esa imagen hacia los demás. Responder rápido = productividad.

Porque interrumpes de forma constante las tareas que estás haciendo. Pierdes ritmo de trabajo, intensidad y flujo de ideas. Perjudicas tareas infinitamente más importantes.

Porque hacer multitarea intercalando respuestas rápidas a lo que va llegando, alarga innecesariamente la duración de tus tareas. Tardas más tiempo en hacer las cosas.

Porque favorece la cultura de que la herramienta está por encima de ti, de tu rendimiento, de tus objetivos, de tus resultados. O de los de tu equipo.

Porque va debilitando el contacto y la colaboración en equipo. En vez de "hablar y tratar" ciertos temas, terminamos por abusar del "enviar y esperar", lo que muchas veces genera frustraciones y no pocos conflictos.

Porque fomenta la falsa creencia de que todos los mensajes son iguales y que deben atenderse con la misma diligencia. Relevantes o no, se contestan según van entrando.

Porque nos acostumbra a enviar urgencias por Email, cuando esta herramienta de comunicación no nació para ese fin.

¿Qué se puede hacer?

Existe la creencia de que como se trata de un "mal hábito colectivo" y muy extendido, yo no puedo hacer nada. Esto, además de no ser verdad, es una manera muy humana de echar balones fuera. Tú solo puedes hacer mucho.

Elimina el vicio del chequeo constante. El gesto de revisar lo que va entrando es una irresistible invitación a responder en el acto.

Desactiva el notificador de correo nuevo. Porque además de partir por la mitad tu Atención, es otra clara invitación a responder cuanto antes.

Si te encuentras con un email que acaba de entrar, refrena el impulso de contestar. Déjalo para la siguiente revisión o incluso para el día siguiente.

Empieza a masticar, digerir e interiorizar esta frase que tanto me ayudó en su día: «Los emails pueden esperar».

Si tienes que comunicar una urgencia utiliza un medio de comunicación más inmediato, como el teléfono o hazlo en persona.

Al redactar tus mensajes acostúmbrate a poner claramente y lo más al principio posible, para cuándo es lo que necesitas. (Si dejas claro que es para pasado mañana estás sugiriendo que no necesitas una respuesta inmediata.)

Haz saber tus tiempos de respuesta a compañeros y colaboradores cercanos. Fijando márgenes de horas y días más amplios no generas falsas expectativas en ellos.

Planifica diaria y semanalmente para anticiparte pidiendo por email cosas que sabes que necesitarás. Así no generarás falsas urgencias y exigirás del otro que te responda de forma inmediata.

Si dentro de unos años alguien recuerda nuestra carrera profesional, o el impacto de nuestras aportaciones, o nuestra capacidad para solucionar o construir, no será por haber respondido rápido a cada nuevo mensaje que va llegando. Eso seguro.

Autor del articulo -

La trampa de la respuesta inmediata

de ThinkWasabi de Berto Pena

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Si te ha gustado lo mejor que debes hacer es ir a su blog/pagina.*****En mi blog no puedes dejar comentarios , pero si en el del autor. ********HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. ******** Cuando incorporo MI OPINIÓN, la identifico CLARAMENTE, con la única pretensión de DIFERENCIARLA del articulo original. ***** Mi correo electrónico es vredondof (arroba) gmail.com por si quieres que publique algo o hacer algún comentario.***** Por favor! Si te ha molestado el que yo haya publicado algún artículo o fotografía tuya, ponte en contacto conmigo (vredondof - arroba - gmail.com ) para solucionarlo o retirarlo

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Publicado por VRedondoF para TDM el 12/14/2012 05:30:00 a.m.

[RRHH] Los seis hábitos que te pueden convertir en un jefe extraordinario

Los empleados son el activo más importante de una empresa. (Corbis)

El liderazgo y la gestión de equipos son capacidades que no pueden aprenderse más que con el tiempo y a base de pruebas de ensayo y error. Cada empresa, como cada grupo de trabajadores, tiene sus propias peculiaridades a las que cada jefe debe saber amoldar a sus necesidades para sacar el mejor partido en base a unos objetivos previamente definidos.

Para lograr el éxito cada maestrillo tiene su librillo y lo guarda celosamente como su mayor tesoro. Descubrir las principales claves de estos secretos es a lo que se ha dedicado durante las dos últimas décadas el escritor y columnista Geoffrey James (premiado por la American Society of Business Publication Editors), que recientemente ha publicado Bussiness to Bussiness Selling. Estas son las seis reglas básicas más comunes para liderar un grupo y que el autor ha extraído después de entrevistarse y observar a numerosos ejecutivos de éxito:

No crear estrellas. Uno de los errores más habituales de un jefe es convertir a un empleado en la 'estrella' del equipo, ya se han por cuestiones objetivas o subjetivas. Al destacar a algunos miembros del grupo sobre otros, contribuirá a crear una sensación de incompetencia y falta de valoración en los demás que influirá negativamente en su rendimiento. El reconocimiento y la atención deberá fluctuar y no concentrarse siempre en las mismas personas. A corto plazo estas actitudes pueden generar competitividad entre el grupo, pero a largo acabará desmotivando a aquellos que no sean las "estrellas", es decir, a la mayor parte de los trabajadores.

Los buenos líderes deben ser capaces de coordinar individualmente los objetivos de cada trabajador para incardinarlos con los objetivos generales del grupo y lograr una buena cooperación entre ellos. Por eso no se debe premiar personalmente a cada trabajador, sino al grupo en su conjunto.

No dar oportunidades infinitas a los inadaptados. Los responsables de recursos humanos no siempre aciertan en el proceso de selección y se contratan a perfiles que no acaban encajando en el equipo. Cuando esto ocurre es inútil seguir dando oportunidades sucesivas al trabajador con la falsa esperanza de que mejore a corto plazo, porque ralentizará al resto del grupo, disminuirá su rendimiento e incrementará la carga laboral de los demás generando un mal ambiente en el grupo. Los grandes gestores deben tener la capacidad para monitorizar el rendimiento de su equipo y proporcionar las herramientas necesarias cuando algún miembro está por debajo de la media. En los casos en los que la ayuda proporcionada no cause efectos a corto plazo es inútil insistir. Lo mejor será recolocar al empleado en un puesto que se adapte mejor a sus capacidades o prescindir de él.

Asesorar al grupo, pero no interferir en su trabajo. Estar constantemente interviniendo y matizando de forma obsesiva pequeños detalles solo provocará desmotivación y ralentizará el trabajo del grupo. La principal responsabilidad de un líder debe ser dejar a los empleados desarrollar su trabajo y asesorarlos solo cuando sea estrictamente necesario o ellos mismos lo soliciten. Los buenos ejecutivos reconocen que la excesiva intromisión impide a sus empleados que saquen lo mejor de ellos mismos. En lugar de pensar estratégica y globalmente, se centrarán en simples detalles técnicos.

Los trabajadores son lo primero. Algunos ejecutivos prestan mucha atención a sus clientes, inversores o a su propia carrera pero ninguna a los empleados. En este ranking de prioridades, los empleados se quedan en el último lugar provocando que no se impliquen ni se identifiquen con el proyecto, puesto que si nadie se preocupa por ellos, ellos acabarán también por despreocuparse de sus funciones.

Lo ideal es colocar a los empleados al mismo nivel que los clientes e inversores o incluso antes porque, al fin y al cabo, son los que realmente crean valor añadido y son el motor de la empresa. Si ellos perciben esta responsabilidad y actúan en consecuencia, serán quienes impulsen la carrera del gerente, por lo que ya no tendrá que centrarse tanto en él mismo, sino en su grupo de trabajadores.

Priorizar la gestión en lugar de la cuenta de resultados. En muchas ocasiones los gestores pasan más tiempo centrándose en las cuentas de resultados y en las estadísticas que en propiciar la gestión adecuada para que obtener esos resultados. Las cifras solo son un historial de que lo que se ha hecho en el pasado, por lo que la mejor forma de mejorarlas no consiste en analizarlas una y otra vez, sino en activar los mecanismos e imprimir la motivación necesaria en el grupo.

Hacer preguntas en lugar de dar órdenes. La mayoría de los jefes piensan que su trabajo solo consiste en dar el mayor número de órdenes posibles a sus subordinados. Sin embargo, cada vez que se dan unas pautas cerradas a un empleado, este perderá una fantástica oportunidad para pensar por sí mismo y crecer laboralmente. Cuando se actúa en base a una orden o cumpliendo unas directrices muy estrictas nunca aprenderán a hacer las cosas por ellos mismos. La labor de un buen gerente consiste en hacer las preguntas necesarias que hagan reflexionar al trabajador el porqué de las cosas y a que desarrolle sus propias ideas.

Autor del articulo -Iván Gil - EL CONFIDENCIAL

LOS TRABAJADORES SON LO PRIMERO

Los seis hábitos que te pueden convertir en un jefe extraordinario

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Publicado por VRedondoF para RRHH el 12/08/2012 06:00:00 a.m.

[TDM] SEMANA 23 EJERCICIO DE CONCENTRACION.

SEMANA 23

EJERCICIO DE CONCENTRACION.

No son raras las ocasiones en las que un directivo, en medio de una jornada estresante, debe conseguir un periodo de tranquilidad para desarrollar una tarea que exige concentracion.

Pero ¿como se consigue pasar en unos instantes de la agitacion a la calma fisica y mental?

Quizas estas sugerencias puedan ayudarle a alcanzarlo :

Cree el ambiente adecuado. Eso significa cerrar la puerta del desopacho, pedir que no le pasen llamadas e instalarle lo mas comodamente posible en su sillon.

Cierre los ojos y respire despacio, sin esfuerzo, concentrando su mente en el ritmo de esa respiracion. No deje que ningun pensamiento o preocupacion venga a distraer ese momento.

Si le resulta dificil conseguir esa concentracion, intente visualizar los pulmones realizando la funcion respiratoria . Si aun asi no lo consigue cuente mientras dure el ejercicio : hasta 8 en la inspiracion y hasta 6 en la expiracion, con una pausa en medio. En ultima instancia, puede tambien intentar visualizar los numeros a medida que los pronuncia.

Mantenga este ejercicio hasta conseguir un estado de relajacion agradable, normalmente son necesarios 3 o 4 minutos.

A partir de ese momento, usted estara preparado para afrontar la nueva tarea con la eficacia y concentracion necesaria.

Autor del articulo - ???

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