Se han acabado las vacaciones y toca organizarnos o por lo menos tratar de prepararnos para lo que se nos avecina de aquí a navidades, tanto si somos estudiantes, como si trabajamos en una empresa donde el último trimestre suele marcar la diferencia a la hora de conseguir los objetivos anuales. Para conseguirlo muchas veces necesitamos las herramientas adecuadas y para ello vamos a ofrecer una selección de las mejores herramientas paraorganizarte de regreso a la rutina a la vuelta de vacaciones.
Como siempre ocurre no sólo trabajamos en el ordenador de casa, sino que podemos hacerlo también en el equipo del trabajo o la universidad, pero también con nuestro móvil o con un tablet. Por eso necesitamos aplicaciones donde la información esté siempre disponible y sincronizada, de manera que los cambios se trasladen de una a otra de forma automática.
Los mejores calendarios para organizar tus tareas
- Google Calendar es una de las opciones más utilizadas. Es muy versátil y podemos consultarla tanto vía web como en tablets o smartphones. Se puede sincronizar con facilidad aunque el mejor partido lo sacamos con la aplicación instalada. Podemos tener distintos calendarios sincronizados, asignar un color a cada uno de ellos y compartidos con distintos tipos de permisos para los usuarios con los que lo hacemos. Su punto flojo para mi es la interfaz y las posibilidades de edición de eventos que nos ofrece, que aunque han mejorado, con la forma de introducir la hora o las posibilidades de repetición de eventos, todavía tienen que seguir evolucionando.
- Outlook Calendar será una buena solución para aquellos que utilizan cuentas de Outlook.com, o el cliente de Outlook en el escritorio, para mantener todo sincronizado. Si además tenemos Windows Phone aquí tenemos mucho ganado puesto que aprovechamos toda las ventajas del sistema integrado, lo mismo que podríamos decir de Google Calendar y Android, pero trasladado a el ecosistema de Microsoft. Aunque era una de las aplicaciones de Microsoft que menos había evolucionado, en los últimos tiempos se ha puesto a la altura.
- DigiCal, es uno de los mejores calendarios que nos da valor añadido al calendario de Google. Está disponible para Android y entre sus grandes virtudes no está en lo que hace, sino más bien en como lo hace. Una forma de organizar la información por semanas más útil que la del calendario de Google, como por ejemplo el uso de Popup para mostrar los eventos con los que no es necesario abrirlos en una ventana individual para tener más detalles. Sólo por este detalle tan sencillo y su gran adaptación a las tablets merece la pena probarla. Además dispone de una barra inteligente que aparece cuando hemos seleccionado un evento con las acciones que se pueden realizar en el mismo.
- EverCalendar es una aplicación que nos convierte nuestros eventos en tareas o notas de Evernote. El popular sistema de notas es una de las mejores formas que tenemos para organizarnos y compartir información y de esta manera nos ayuda mucho tener un calendario añadiendo estos eventos directamente a Evernote.
- Cozi, disponible para Android, BlackBerry y también para iOS, es uno de los calendarios más completos, que podemos compartir con toda la familia o con compañeros de trabajo o estudio. Entre algunas de sus funciones que se pueden destacar además de los típicos recordatorios de citas, están la posibilidad de crear listas de compras compartidas, algo muy práctico para ir completando de forma colaborativa para el día en que toca hacer la compra o también crear listas de tareas de cosas que tenemos por hacer que también podemos compartir con los demás. Todo esto con una interfaz muy agradable de utilizar. Mucho más que un simple calendario.
Organizarse con listas de tareas, que nada se te pase
Además de tener citas de calendario, ya hemos visto con el ejemplo de Cozi que es fundamental tener organizadas las tareas que tenemos pendientes. Para ello nada mejor que tener una lista de tareas, donde vamos añadiendo las cosas que tenemos que hacer, tanto si son a nivel personal como a nivel profesional o tareas de clase. Vamos a daros algunos ejemplos de algunas de ellas:
- Wunderlist, es una de las mejores aplicaciones de listas de tareas, tanto online como para smartphones, donde tiene aplicaciones disponibles para los principales sistemas móviles. Lo mejor es su interfaz web, la posibilidad de compartir las listas de tareas, la facilidad para añadirlas, reorganziarlas, etc. Sin duda una de las mejores alternativas. Tareas recurrentes, subtareas, recordatorios son sólo algunas de sus opciones. Si no lo conoces, merece la pena probarlo.
- Todoist es otra de las aplicaciones muy completas para trabajar, que podemos tener tanto en smartphones, como tablets o extensiones para el navegador, una forma muy cómoda de añadir una página web, un correo electrónico, etc. como tarea de una forma rápida. Dispone de una versión de pago que nos permite añadir alguna funcionalidad extra como los comentarios a las tareas o las notas añadidas. Es muy sencilla, pero muy efectiva en su forma de trabajar.
- Nozbe, es mucho más que una aplicación de lista de tareas. Supone una nueva forma de organización puesto que está pensada para aplicar el método GTD, que ya analizamos a fondo en su día.. Se puede consultar vía web o instalar en nuestros equipos, también dispone de aplicaciones móviles. Para la versión gratuita permite tener hasta cinco proyectos simultáneamente, algo más que suficiente para la mayoría de nosotros. Sin duda, si conseguimos dominar la técnica con este sistema de tareas nuestra productividad va a mejorar de forma exponencial.
- Any.DO es una lista de tareas muy sencilla con la que da gusto trabajar. Dispone de una extensión para el navegador que nos va a permitir ir creando tareas de forma sencilla y que analizamos cuando hablamos de convertir correos de Gmail en tareas. Y sin embargo, también destaca por sus aplicaciones para smartphones, donde añadir, modificar y marcar tareas es realmente sencillo e intuitivo. Realmente es de aquellas aplicaciones que no destacan por lo que hacen, sino por cómo lo hacen.
¿Y si no puedo concentrarme? Los mejores temporizadores Pomodoro
Ya que hemos hablado de cambio de método de trabajo con el GTD y Nozbe, quizás el problema sea para mantener la concentración. En este caso la técnica Pomodoro, donde mantenemos 25 minutos de concentración máxima en la tarea que estamos realizando sin permitir interrupciones y cinco de descanso puede ser nuestro mejor aliado. Vamos a ofreceros tres alternativas para utilizarlo, uno vía web, otro para el navegador como extensión y otro para instalar en el equipo.
- Focusbooster es una de mis favoritas, disponible tanto para usar vía web como para instalar en Windows o Mac. Simplemente nos facilita un temporizador para saber cuando tenemos que trabajar en la tarea y cuando podemos descansar. Muy sencilla y muy útil. Elegante en su diseño y podemos adaptar los intervalos de tiempo a nuestro gusto.
- MyPomodoro es una aplicación para Windows y Mac que combina la técnica Pomodoro con listas de tareas, una forma muy buena de completar las tareas que tenemos pendientes y aprender a dividirlas en los periodos de tiempos de 25 minutos que trabajamos con esta técnica. Además nos ofrece informes que nos ayudan a controlar si hemos mejorado nuestra productividad con la ayuda de esta aplicación. Quizás no es la mejor para iniciarse, pero una vez que dominamos la técnica nos será muy útil.
- Tomighty es una extensión para Chrome que nos va a añadir el temporizador a nuestro navegador. Una forma muy cómoda de tener el temporizador justo cuando lo necesitamos. Perfecto para empezar a probar la técnica sin complicarnos demasiado.
Muchas veces la organización nos lleva un tiempo para probar cuál es la que mejor se adapta a nuestras necesidades, pero sin duda lo daremos por bueno cuando llega el momento de apretar, tanto en los estudios como en el trabajo, escasean las horas y si hemos conseguido organizarnos de forma adecuada, ganamos muchas horas para conseguir dedicar nuestro esfuerzo a lo que realmente nos importa.
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