[sCO2] Flexibilidad organizandote

Uno de los atributos más importantes que le pedimos a nuestro sistema de organización es que sea "Flexible" para que sea capaz de superar la prueba del tiempo. Un sistema excesivamente rígido nos hará incapaces de adaptarnos a los constantes cambios que la realidad nos presentará a diario.

En un artículo anterior, titulado "¿Qué quiero de mi sistema de organización? mencionábamos a la flexibilidad como algo importante a pedirle a nuestro sistema de organización.

Recordando la definición del diccionario:

Flexible:que es susceptible de cambios o variaciones según las circunstancias o necesidades.

"Adaptor die" (adáptate o muere) es la máxima del darwinismo. Cualquier especie que no pueda adaptarse a su medio ambiente morirá y aquellas que sí lo hagan sobrevivirán. De esa manera la evolución ha ido marcando a lo largo de millones de años la existencia de la vida en la tierra. Es un mecanismo duro sin dudas, pero terriblemente eficaz para crear especies complejas que resistan las enormes fuerzas del universo.

De la misma manera, un sistema de organización expuesto a constantes cambios deberá adaptarse a la realidad que se le presente. Si no logra pasar la prueba, el sistema deberá adaptarse o "ser eliminado" por otro que sí lo haga. Crudo como suena, es la más pura verdad. Si nuestros clientes (internos y externos) no son satisfechos, elegirán a otro que los sirva mejor. Poner como excusa a nuestro sistema de organización no será de ninguna ayuda.

Así como quien diseña un edificio elevado debe pensar en cimientos fuertes, debe dotarlo a su vez de cierta flexibilidad para que los vientos no lo quiebren. Que sea capaz de soportar un cierto acompañamiento a la fuerza de ese viento, "sin perder el rumbo hacia las alturas". Todo arquitecto sabe que si no lo hace, su edificio no resistirá el paso del tiempo, porque tarde o temprano soplarán los vientos (del cambio) y podrían desmoronarlo. Especialmente cuandose llega a las grandes alturas.

Quisiera remarcar aquí que "Flexibilidad" no significa que podamos hacer cualquier desarreglo. En el edificio, los cimientos deben mantenerse en su lugar así como las columnas y vigas deben mantener sus anclajes porque si las estructuras básicas que dan forma al edificio se desdibujan, el edificio tampoco resistirá mucho tiempo.

Ser flexible en el sentido que queremos darle aquí a la palabra significa que a la vez que creamos un sistema de organización lo suficientemente robusto es imperioso que también sea "adaptable" a una realidad siempre cambiante. Así es como podremos incrementar dramáticamente nuestra capacidad de hacer en el día a día, con la suficiente habilidad para tratar los cambios cotidianos sin perder nuestro rumbo.

Los cimientos de nuestro edificio serán nuestros hábitos y las columnas y vigas serán nuestros instrumentos para administrar el quehacer cotidiano: la agenda, el cuaderno de notas, la lista de tareas, la lista de contactos, algún software que nos ayude a trabajar. Los hábitos deberán ser lo suficientemente sólidos para sostener el edificio, mientras que nuestros instrumentos deberán ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a los constantes cambios que nos presente la realidad.

Flexibilidad es el nombre del juego, porque lo único constante es el cambio. Si no nos adaptamos a éste con un sistema de organización que además de confiable y eficaz sea lo suficientemente flexible sólo sufriremos stress y nuestro rumbo se perderá porque no podremos alcanzar nuestras metas y objetivos.

Y nosotros, queremos que nuestra visión se haga realidad…

Enlaces Relacionados

¿Qué quiero de mi sistema de organización?

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El AUTOR de este articulo es :

Flexibilidad es el nombre del juego

de Cómo me Organizo de JC

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Si te ha gustado lo mejor que debes hacer es ir a su blog/pagina.En mi blog no puedes dejar comentarios , pero si en el del autor. ***** HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. *****

Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE, con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original. ***** Mi correo electronico es vredondof(arroba)gmail.com por si quieres que publique algo o hacer algun comentario.

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Publicado por VRedondoF para sCO2 el 3/27/2012 07:02:00 AM

[TDM] Comerse el elefante

NOTA DE VREDONDOF : Es la primera vez que leo algo sobre el clasico :

"Comerse un elefante".

Este "chiste"(?) ya hace 30 años que lo vi plantear en unas jornadas sobre aprovechamiento del tiempo.

El ponente nos planteaba la siguiente cuestion :

¿Como te comerias un elefante?

Preguntaba a unos y otros, como nadie se esperaba la pregunta, asi de sopeton y sin dar mas explicacion ... pues contestabamos con una "parida / boutade".

Nadie entendia por donde ivan los tiros ... la contestacion correcta era :

"POCO A POCO" o "A TROCITOS".

Muchos protestaban ... ya que tomaban el como ... por el lado de "con una motosierra", "friendolo", Otros "cociendolo", "guardandolo en una camara frigorifica" ...

En fin... bueno lo importante era entender el concepto.

UN GRAN PROYECTO nos asustaba por SER MUY GRANDE y lo ivamos dejando y dejando ...por su tamaño, cuando lo podiamos gestionar/ resolver perfectamente si lo troceabamos en varios subproyectos y en varios plazos (planificabamos) para hacerlo mas comodamente.

Supongamos que tu tarea consistiera en contar mil hojas de papel, mientras estás sujeto a interrupciones periódicas de clientes o de llamadas telefónicas. Habrá muchas posibilidades de que en una interrupción pierdas la cuenta y tengas que volver a empezar de nuevo. ¡Y esto te puede ocurrir varias veces! Algo tan sencillo como contar hojas puede resultar un trabajo abrumador y frustrante.

Pero esto ocurrirá si te planteas contar las mil hojas en una secuencia única. Sin embargo, si las hojas las juntas en grupitos de 10 y luego éstos grupos de 10 los juntas en grupos de 100, el recuento se te hará mucho más fácil, primero sólo deberás de preocuparte de cada "subsistema" de 10, y luego de cada "subsistema de 100" , lo cual te resulta mucho más relajado y asumible. La probabilidad de completar el conteo con éxito, será mucho más elevada.

Dividir una tarea compleja en fragmentos pequeños, factibles y concretos nos permite divisar el horizonte del éxito a corto plazo, lo cuál nos genera confianza y optimismo. Conseguir un pequeño logro nos motiva para un intento de cumplir con otro pequeño logro.

Patricia Ramírez, psicóloga del Betis balompié y de diversos ciclistas y maratonianos, explica que algunos deportistas que han de recorrer largas distancias, se motivan con metas parciales pequeñasque los acercan al objetivo final. Por ejemplo si se trata de completar 50 Kilómetros corriendo, una buena táctica psicológica es subdividir la distancia total en cinco tramos de 10 kilómetros yconcentrarse cada etapa en una cosa distinta (el primer tramo en la técnica, el segundo en la respiración, etc.).

Uno de los fines de la planificación es definir cada una de las distintas etapas de un proyecto, para que todas sean visibles y alcanzables. Cada etapa superada, es un pequeño triunfo que nosalienta a seguir adelante.

Tener claro cuál es la próxima acción física a realizar es la clave para seguir centrados en el objetivo.

El alpinista no se concentra en la meta final de alcanzar la cima sino en la tarea inmediata de hacer el siguiente movimiento para ir ascendiendo, sin caerse. El jugador de ajedrez se concentrano en ganar la partida sino en mover la ficha adecuada para conseguir la posición más estratégica .

Comerse un elefante no es imposible, se trata de partirlo en porciones digeribles e ir masticando, una a una.

Que tengáis buen provecho.

Montse

Otros artículos que te pueden gustar:

El secreto de fluir: La próxima acción

Planificando un proyecto

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El AUTOR de este articulo es :

Comerse el elefante

de Buenhabit de noreply@blogger.com (Montse Vila)

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Publicado por VRedondoF para TDM el 3/25/2012 03:50:00 AM

[TDM] La filosofía Kaizen y la procrastinación

Repasando los comentarios que los usuarios escriben en este blog, me encuentro con uno que me llama especialmente la atención. Cito parcial pero textualmente el comentario concreto de Uriel:

¿Cómo salir del hoyo creativo?  Una de tantas tareas que me produce procrastinación: cuando estoy redactando un resumen en Word,  me pierdo en los interminables cambios y ajustes motivados con los pensamientos de "de qué otra forma puedo redactar esta idea;  y si intento mejor eso otro?" y "cómo se verá mejor?  qué fuente, tamaño, color se verá mejor".

[...]

Este patrón es bastante frecuente entre aquellas personas que padecen la procrastinación en procesos creativos. ¡Ojo! cuando hablo de procesos creativos lo hago de forma literal, no solamente a aquellas personas que se dedican a las "artes canónicas". Redactar un e-mail es un proceso creativo sin duda alguna.

Uno de los principales amigos de la procrastinación y por lo tanto enemigos del procrastinador es el Perfeccionismo. Muchas tareas y por ende proyectos se quedan estancados por culpa de una enfocarlos con una mentalidad perfeccionista o demasiado detallista.

Las dudas, al igual que en el caso de Uriel, nos asaltan constantemente ("¿Cómo quedaría esto de otro modo? ¡No me convence cómo quedó este párrago!) y acaban por literalmente devorar nuestro poco tiempo disponible. Al final los proyectos no avanzan y caen en un triste abandono debido a que invertimos gran parte del tiempo regodeándonos en nuestras dudas sobre si lo que estábamos haciendo era el máximo, estaba al 100% bien.

A pesar de que buscar la perfección es un sentimiento loable, la verdad es que las utopías no se llevan muy bien con la realidad. Al igual que es reprochable que existan muchas personas que rechacen la perfección, o incluso lo bueno (aristofobia) y se sientan satisfechas despachando cualquier asunto de manera mediocre, también es reprochable un este perfeccionismo paralizante.

Hace tiempo alguien me habló de la filosofía Kaizen. La palabra Kaizen, que proviene del idioma japonés, vendría a significar algo así como "mejora progresiva", y es una práctica que incide en la idea de "primero se hace, después se mejora". La filosofía Kaizen se suele implantar en los procesos productivos de fábricas, pero bien se podría extrapolar en la productividad personal.

En la perspectiva Kaizen, el primer objetivo es finalizar la producción de lo que se busca producir. Posterior e inmediatamente, se repasa tanto el producto como el proceso de producción, desglosándolo en cada una de sus partes en búsqueda de dónde se puede mejorar, y cómo.

Una vez realizado dicho estudio, que se hace ya sin las prisas de tener que finalizar el producto, se reinicia el proceso de producción de una "versión 2.0" pero esta vez implementando las mejoras que ya están redactadas y listas para su ejecución.

Y así sucesivamente.

Así, la filosofía Kaizen no renuncia a aspirar a la perfección, pero lo hace integrando la imperfección durante el proceso a ella. O, como se menciona en el blog Hábitos Vitales, "Abrazando la imperfección".
Lógicamente el Kaizen no es un camino de rosas, sobre todo en aquellas personas que tienen que desarrollar un proyecto creativo más extenso. Un director de cine tiene que repetir muchas veces las escenas del rodaje (aspira a la perfección de su obra) pero le resulta amargo tener que volver sobre sus pasos y revisitar la misma, por eso no suelen ver sus propias películas una vez finalizadas; al igual que al escritor lo que más le cuesta es repasar su novela o su ensayo desde el principio que le parece lejano en busca de errores y modificaciones. Si no lo hiciera, su obra sería cuanto menos imperfecta cuando no mediocre. Si por el contrario se regodea en repasarla a cada rato, caerá en la parálisis realizadora y las musas de la creatividad huirán despavoridas para quién sabe si volver algún día, dejando paso a los fantasmas de la procrastinación.

Por ejemplo he de confesar que a día de hoy no estoy 100% contento con este blog. Se que hay muchas cosas que mejorar en muchos aspectos y otras que añadir o quitar. Pero si me hubiera quedado paralizado en esos pensamientos jamás habría salido a la luz y, con todas sus imperfecciones, ya ha sido leído y siendo leído por muchas personas que, habida cuenta de sus comentarios, lo encuentran de utilidad.

Así que, amigo/a que te encuentras en mitad de un arduo proceso creativo (y que quizá hayas venido a parar a esta página en una de esas parálisis perfeccionistas improductiva), un consejo: CORTA y posteriormente RECORTA.

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El AUTOR de este articulo es : -

La filosofía Kaizen y la procrastinación

de Blog

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Publicado por VRedondoF para TDM el 3/14/2012 05:21:00 AM

[TDM] La técnica de planificar por bloques de tiempo

Una de las ideas más sencillas pero efectivas a la hora de organizar tu agenda de trabajo es agrupar tus tareas por bloques de tiempo. Detrás de esta sencilla medida se esconde una de las reglas de Productividad Personal más grandes: «hay un momento para cada tarea y una tarea para cada momento».

A la hora de valorar el trabajo (y sus resultados) tradicionalmente se ha puesto arriba el "más es mejor". Así que, a la hora de elaborar el plan de trabajo para mañana, siempre nos concentramos en el «qué voy a hacer mañana y cuántas tareas podré hacer». Cuando, además de eso, debería preocuparnos el «cómo las voy a hacer». Esto es, «CUÁNDO la voy a hacer».
Cuando estudiaba, cuando monté mi primera empresa, cuando dirigía equipos, cuando trabajé en otros países, cuando empecé en el mundo de la Productividad, nadie nunca me explicó que más importante que el qué haces, es el cómo lo haces; el cuándo lo haces.
Hacer tus tareas sin mirar el momento en el que las haces es como tratarlas todas por igual. Cuando no es así. Porque cada tarea te pide algo distinto y te da algo distinto.
Además de cuidar el momento, que es en realidad el corazón de la Planificación y la Ejecución, yo te sugiero apuntalar tu trabajo diario con otra "técnica" que siempre me ha dado buenos resultados.
Consiste en concentrar las tareas relacionadas o que se asemejen en el mismo espacio de tiempo. Tareas creativas, tareas administrativas, tareas online, tareas de análisis, tareas de investigación, tareas de papeleo, tareas de chequeo, tareas de comunicación hacia afuera… Muchas de tus tareas diarias se prestan a hacerlas en bloques de tiempo. En lugar de salpicar todo tu día haciendo unas y otras, convirtiendo tu agenda en un salto de obstáculos entre tareas distintas, las metes en la misma media hora u hora para hacerlas todas de un tirón, de una tacada, en bloque. Por ejemplo: yo hago las facturas y papeleo siempre en el mismo bloque; y leo blogs y reviso páginas guardadas siempre en el mismo bloque.
Esta técnica brinda menos cambios de rumbo en tu día de trabajo, más rapidez y eficiencia, y simplifica tu plan de trabajo.
Si te animas a probar esta idea tu primer paso debe ser identificar este tipo de actividades y tareas. ¿Cuáles puedes agrupar por parejas, trios o grupos de varias? Así puedes juntar email-llamadas-correspondencia, papeleo-informes-reportes, blogs-redes sociales, etc.
Si no son tareas que repites cada día, sino que van surgiendo de un día para otro, y por tanto no te las sabes, entonces puedes hacer esto otro dentro tu planificación diaria: justo antes de irte a casa, a la hora de trazar tu plan de trabajo para mañana, haz el ejercicio de agrupar por bloques eligiendo siempre el mejor momento para esas tareas.
En definitiva, ¿qué consigues agrupando las tareas por bloques de tiempo?

Reduces interrupciones. Mezclar momentos e intercalar tareas dispares implica menor eficiencia para tu mente, que se ve obligada a saltar de unas a otras y pierde eficacia. Al final rompes algo sagrado si buscas resultados: tu ritmo de trabajo.
Ganas rapidez y agilidad. Tu mente está "sólo con eso". Se pone, por llamarlo de un modo gráfico, en modo llamadas, modo papeleo, modo creativo, modo online o modo chequeo. Como no "cambia de carril" lo hace antes y mejor.
Simplificas tu planificación. En tu plan del día (o de la semana) hay momentos y ratos específicos y bien elegidos para hacer todas esas tareas. No se quedan colgando o no te peleas por conseguir tiempo para eso. Siempre hay un bloque para esa tarea. Esto, además, reduce las distracciones y pérdidas de tiempo.

«¿Esta técnica hace milagros?» ¿Y qué es eso?. Llevo años dedicado a la formación en Productividad Personal más el tiempo que pasé (y sigo) tratando de mejorar mi propia improductividad. Y si algo tengo claro es esto: la mejora es una suma de cosas. A veces de técnicas y métodos, a veces de detalles sencillos y poco llamativos. Pero todo empieza por empezar. Porque si no lo pruebas, seguro que no funciona.

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El AUTOR de este articulo es :

La técnica de planificar por bloques de tiempo

de ThinkWasabi de Berto Pena

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Publicado por VRedondoF para TDM el 3/12/2012 05:33:00 AM

[TDM] Diez cosas (sencillas y no) que puedes hacer para neutralizar los efectos de la procrastinación

Aunque no soy muy amigo de las listas numeradas, que tan de moda están y que tanto inundan ahora internet y las librerías hasta las saciedad ("Los diez hábitos más efectivos..", "Las siete habilidades del directivo..." etc etc etc.) he querido hacer una excepción esta vez y presentar una especie de decálogo NO para combagtir la procrastinación, si no para combatir sus efectos perniciosos. No olvidemos que una gran parte de los procrastinadores están de acuerdo en ser así o hasta llegan a estar orgullosos, pero eso no quita que les fastidie su vida diaria ;-)

He aquí pues las Diez cosas (sencillas y no) que puedes hacer para neutralizar los efectos (negativos) de la Procrastinación. Es una lista abierta a todo el mundo, para comentar qué puntos le funcionan, cuáles quitaría, etc. ¡ Recordad que tenemos un área de comentarios más abajo !

1) Trabaja en algo que verdaderamente te apasione, te inspire y te quite el sueño.

2) Si tu trabajo no te apasiona, no te inspira y te quita el sueño pero por culpa de las preocupaciones, tergivérsalo en tu mente para que parezca una aventura apasionante

3) Cambia frecuentemente de lugar de trabajo. Si es posible, llévate el 'laptop' a una cafetería remota, modifica la disposición de tu despacho, cambia las luces, pide a un colega que te invite un día a trabajar desde su oficina... Si puedes, trabaja una temporada desde otro país.

4) Practica deporte físico y combínalo a partes iguales con otro deporte de estrategia, como el ajedrez, el golf o los bolos.

5) Si no puedes cambiar con frecuencia tu lugar de trabajo, procura no trabajar a solas.

6) Rompe, en la medida que puedas, las normas y los protocolos. Atrévete a escribir un informe siguiendo tu propio diseño y reglas. Inventa modificaciones creativas sobre las tareas que tengas que hacer.

7) Idea formas en que #6 pueda llevarte a romper récords propios tuyos en productividad personal. Inventa competiciones imaginarias contigo mismo, sin premios y con tus propias reglas.

8) Procura llevar una dieta completa y equilibrada, con desayunos energéticos y alegres.

9) Acompaña tu jornada de tareas con una música rítmica y algo desenfadada

10) Aprende a convivir mano a mano con tu enemigo: tus fuentes de distracción.

Trabaja con las ventanas del Facebook, Twitter, correo, etc. siempre abiertas y siempre descansando en paralelo a las ventanas de tus tareas. Te seguirán distrayendo, pero acabarán integradas y controladas por ti y no vice versa.

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El AUTOR de este articulo es :

Diez cosas (sencillas y no) que puedes hacer para neutralizar los efectos de la procrastinación

de Blog PROCASTINACION

Procrastinación - Wikipedia, la enciclopedia libre

es.wikipedia.org/wiki/Procrastinación

La procrastinación (del latín: pro, adelante, y crastinus, referente al futuro) o posposición, es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que ...

Características - Tipos de procrastinación - Frases populares relacionadas

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En mi blog no puedes dejar comentarios , pero si en el del autor.

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Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE,

con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original.

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Publicado por VRedondoF para TDM el 3/07/2012 04:00:00 AM