Se trata de una herramienta popular, cuyo uso se remonta incluso antes de la existencia de los ordenadores, épocas en que los diagramas de Gantt se dibujaban a mano. Hoy en día, los programas de software existentes facilitan esta labor a jefes y directores de proyecto, que son quienes más los necesitan. No sólo es cuestión de poder diseñar los diagramas gracias a una aplicación, sino también de poder mantenerlos actualizados con facilidad e incorporar las modificaciones del plan correspondientes. Gracias a la informática, muchas tareas se pueden ya automatizar, y es posible también programar avisos en el caso de que se produzcan desfases, o para indicar que los tiempos planificados son imposibles de cumplir. Éstos son sólo algunos ejemplos de funciones avanzadas.
Se puede afirmar que las herramientas para diseñar diagramas de Gantt permiten una mejor comunicación entre los integrantes del proyecto, y entre ellos y terceras personas. Los programas informáticos brindan la posibilidad, por un lado, de compartir los proyectos de forma sencilla para trabajar de forma colaborativa. A su vez, suelen ofrecer una gran variedad de plantillas y vistas de presentación, que generan diagramas muy visuales para una mejor comprensión del proceso. No hace tanto tiempo que la idea de trabajar en equipo a tiempo real sobre un mismo proyecto desde lugares distantes no era más que un sueño. Gracias a Internet y a los programas avanzados de gestión de proyectos, hoy esto es posible.
En cualquier caso, el funcionamiento a la hora de elaborar un diagrama de Gantt, sea cual sea el método empleado o el software elegido, pasa por unas etapas necesarias e ineludibles. En primer lugar, una definición de tareas exige puntualizar bien qué actividades requiere el proyecto y qué implicaciones tiene cada una de ellas, en cuanto a recursos personales y materiales. Después, toca marcar fechas de inicio y de fin de cada actividad, su duración y orden de consecución. La dependencia entre tareas es un aspecto fundamental para encajar bien los tiempos y evitar holguras o tiempos muertos. A partir de aquí y con los datos anteriores claros, se podrá ya generar el gráfico.
En favor de los diagramas de Gantt, se dice que hacen visual un proyecto y, en consecuencia, más comprensible. Su diseño implica un orden, con lo cual, contribuye a organizar las ideas y tener claras las prioridades a los jefes de proyecto. La experiencia y pericia de éstos se reflejará en la producción de un cronograma realista, con plazos y objetivos claros. Sin embargo, no todo son ventajas. Los diagramas de Gantt pueden llegar a ser enormemente complejos y de difícil comprensión si incluyen muchas tareas y subtareas, con sus correspondientes asignaciones de recursos e interdependencias.
El diagrama de Gantt ayuda a los directores de proyectos a tomar decisiones que afectan directamente a la rentabilidad del plan. Tener claros objetivos y plazos resulta esencial para su total efectividad.
Herramientas para el diseño de diagramas de Gantt
En general, las aplicaciones de software que presentan la función para diseñar diagramas de Gantt se pueden clasificar de tres modos posibles, en función de diferentes aspectos:
- Si son de pago o gratuitas, es decir, software propietario o libre.
- Si requieren de instalación en el ordenador o el acceso al programa se realiza online, es decir si son de escritorio o web.
- Si su prioridad es el diseño o la gestión, es decir si son herramientas de dibujo o programas de apoyo en la gestión de proyectos.
Se ha realizado una selección de herramientas relevantes considerando principalmente tres factores: su popularidad, su vigencia y sus prestaciones. En el siguiente cuadro, se resumen las características esenciales de cada una de ellas y sus respectivas tipologías.
En definitiva, el diagrama de Gantt resulta de gran ayuda en el trabajo de las personas que se encargan de gestionar o administrar proyectos, es decir los jefes o directores de proyecto, en cualquier ámbito, sea empresarial, gubernamental o académico, por citar algunos posibles.
Se emplean diagramas de Gantt en todo tipo de proyectos: de menor o mayor envergadura, más cortos o más largos en el tiempo, integrados por un amplio equipo de personas o por una sola. Sea cual sea la situación concreta, el diagrama de Gantt se propone como una herramienta muy potente y eficaz en la administración de proyectos.
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