[TDM] Identificación de objetivos durante la negociación

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Por Fermín de Rojas,

El primer paso de cualquier tipo de negociación es identificar todos los objetivos, preguntándose uno a si mismo,¿qué es o que quieres conseguir de la negociación?.

- Clarificación de objetivos.

Raramente se encontrará solo un objetivo en una negociación.

Antes de entrar en una reunión, se aconseja hacer una lista de todos los objetivos, poniéndolos en orden de prioridad e identificando aquellos que no son importantes y que puedes vivir sin ellos.

Este ejercicio, ayudara a tener identificados los posibles puntos a ceder durante el proceso de negociación.

- Clasificación de prioridades.

Dividir las prioridades en tres grupos:

1. Aquellos que son los objetivos ideales que se quiere.

2. Aquellos que representa un objetivo realista.

3. Aquellos que son la base mínima para que la negociación no sea un fracaso.

A continuación se procedería a poner un valor a cada uno de los objetivos del 1 al 10 en orden de importancia.

Pongamos un ejemplo para conseguir entre lo que se quiere y lo que se necesita para ayudarnos a la hora de asignar valores a los diferentes objetivos.

"Esta tarde, durante una conversación con unos compañeros de trabajo, me han enseñado un nuevo modelo de teléfono móvil y he decidido cambiarlo por el nuevo Samsung Galaxy S. Al volver a mi puesto de trabajo, me he dado cuenta que mi ordenador no arranca y según el técnico el disco duro se ha corrompido y ya no vale para nada".

Está claro, según este ejercicio, que necesitas cambiar de pc, y eso es la prioridad numero uno al necesitar un equipo para continuar trabajando. Por el otro lado, querías cambiar el antiguo móvil por el último modelo de Samsung Galaxy S, el cual puede ahora esperar.

Este ejemplo ayuda a entender y reconocer lo que el adversario quiere y necesita durante la negociación.

Consejos prácticos de Negociación.

- Escribe todos tus objetivos y ponlos en orden de priorización.

- Identifica los problemas que puedan poner en riesgo la negociación y aquellos que no.

- Expresar cada objetivo en una frase.

- Descartar aquellos objetivos que sean identificados como inalcanzables antes de negociar.

Identificación de objetivos durante la negociación

de SpanishPMO de admin

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Publicado por VRedondoF para TDM el 7/27/2011 01:19:00 AM

[TDM] En busca del lenguaje asertivo

En este articulo busca la llave del éxito que me facilite la comunicación con los compañeros de proyecto. Porque ahora que eres jefe de proyecto, te toca gestionar, organizar y coordinar personas.

No soy yo el único que ha oído en su vida que un jefe diga que hay que hacer tal tarea por "cojones", o referirse a compañeras de la oficina como que ya somos todos mayorcitos y tenemos "pelos en los huevos".

Por favor, jefes, evitar esta forma de lenguaje, es hora de aprender a comunicarse de forma asertiva.

En resumen, hay tres tipos de lenguaje, el agresivo, el pasivo, y… el asertivo.

La característica principal del lenguaje asertivo es el expresar lo que realmente uno piensa y desea de un modo directo, honesto y de manera adecuada. Se indica de una manera clara cuales son nuestros deseos pero al mismo tiempo mostramos un respeto por la persona con la que hablamos.

Comunicarse con otros compañeros de proyecto de manera asertiva, nos permitirá transmitir nuestras necesidades o deseos legítimos de una manera racional y madura sin por ello provocar malestar en la otra persona.

Definitivamente, la asertividad es una herramienta necesaria y extremadamente útil, no solamente en el mundo laboral actual sino también en el ámbito personal y afectivo de cada uno de nosotros.

Este tipo de lenguaje es mucho más eficaz que una comunicación pasiva o la comunicación agresiva y nos lleva a crear un ambiente mucho más satisfactorio y apropiado para la comunicación eficaz.

A continuación te exponemos algunos ejemplos para que se entienda mejor, ¿no serás tu uno de esos jefes algo lento en aprender?

El lenguaje no verbal asertivo sería el siguiente:

- Cuerpo firme pero sin rígidez. Postura relajada.

- Establecer contacto visual.

- Sonreír.

- No acercase en exceso a la otra persona.

Lenguaje verbal asertivo:

-"Me gustaría que …"

-"Te necesito para …"

Evitar disculparse con expresiones como

-"Siento tener que pedirte esto, pero …"

-"Si no te importase demasiado, me harías un favor si…"

Por último, otro ejemplo, de como realizar una petición de forma asertiva paso a paso.

1. Llamar a la persona por su nombre.

2. Expresar la petición de forma clara.

3. Explicar las razones

4. Invitar hacer comentarios

5. Preguntar si necesita algo para cumplir la petición

6. Acordar los detalles de cuándo necesitará lo solicitado

Recuerda que ser asertivo no significa tener que llevar siempre la razón, sino expresar nuestras opiniones y puntos de vista sinceros y legítimos, sean estos correctos o no. Por supuesto, todos tenemos también derecho a equivocarnos.

Pero al menos evitaremos el lenguaje agresivo y pasivo que solo nos llevaría a confrontaciones innecesarias y relaciones frustrantes.

En busca del leguaje asertivo

de SpanishPMO de admin Por Fermín de Rojas,

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Publicado por VRedondoF para TDM el 7/15/2011 02:07:00 AM

[AP] Un ejercicio de 3 pasos para mejorar en tu trabajo

autor: D. Pollet

«La culpa de mi improductividad no la tengo yo. Son los demás que no me dejan ser productivo en la oficina». ¡Cuántas veces he escuchado esto! Tu Productividad Personal no siempre depende de ti… pero SIEMPRE empieza por ti. Lo que esto quiere decir es que hay multitud de gestos y hábitos para mejorar que tú solo puedes poner en marcha. Nadie te lo impedirá. Hoy te traigo tres que a mí, cada día, no dejan de darme alegrías.

De hecho te los voy a presentar en forma de ejercicio. Te propongo un ejercicio práctico que puedes poner en marcha rápidamente, hoy mismo por ejemplo. Un ejercicio de tres sencillos pasos que, eso sí, debes cumplir a raja tabla para poder ver resultados. Son reglas básicas que cualquiera puede seguir (si hay un mínimo de voluntad) y que te proporcionarán satisfacción desde el primer instante. Cuando yo me empeño en seguir este plan, mi día es muchísimo mejor que el anterior. Y eso es importante cuando el trabajo se queda con ocho horas, ¿no?

1Ten un plan antes de empezar el día

Durante muchos años trabajé "viéndolas venir", abordando el trabajo según se presentaba, con la actitud del «a ver qué tal se da el día». Y así me fue. Para mí, uno de los gestos más sencillos, básicos y poderosos que cualquier persona puede poner en marcha, es planificar el día de trabajo empezando el día antes.

El primer paso de este tu nuevo Plan de Trabajo Personal consiste en preparar el trabajo de mañana empezando hoy. Destina los últimos 10-15-20 minutos de esta jornada a planificar cómo será tu trabajo de mañana. Y el "cómo será" debes concretarlo con estos tres puntos:

Identifica las 2-3 grandes tareas de tu día. Las tareas Clave. Pon una al comienzo del día y el resto por la mañana (o en tus horas de máxima productividad).
Identifica el resto de tareas importantes pero complementarias y menores. Distribúyelas por tu día en función de la energía y tiempo que exijan, y del resto de compromisos que tengas (reuniones, salidas…)
Identifica y agrupa las tareas manuales y mecánicas. Prográmalas para hacerlas en los momentos de baja energía o más cansancio (habitualmente al final de la mañana y de la tarde).

Pon tu plan por escrito y déjalo sobre tu mesa. Junto al teclado. Para que nada más llegar lo veas y te pongas con la primera tarea a tope.

2Haz sólo una cosa a la vez

Vivimos en la era de las distracciones, de la multitarea, de los "inputs simultaneos", de la atención dividida. De forma inmisericorde sometemos a nuestra mente a realizar saltos bruscos, a un baile constante entre tareas, a un intercambio frenético de actividades que no tienen nada que ver entre sí. Así es imposible no cometer errores y terminar el trabajo a tiempo.

Así que el segundo paso consiste en practicar de forma activa, convencida y deliberada, la Monotarea. Esto es, centrarte única y exclusivamente en una sola tarea, la próxima. Empezarla, hacerla y terminarla centrado y volcado sólo en esa tarea. Eso exige, a la vez, borrar de tu mente todo lo demás.
Este segundo paso, uno de los menos llamativos en apariencia pero prodigioso en cuanto a resultados, te obliga a dos cosas:

Olvídate del resto de cosas que tienes por delante. En ese momento SÓLO existe esa tarea. Una-a-la-vez.
Cierra (aparta, apaga, silencia…) todas las aplicaciones, herramientas, notificadores, widgets, extras y cualquier cosa que tengas delante o alrededor y que no necesites para hacer y terminar la próxima tarea.

Lo bueno de este ejercicio es que puedes empezar hoy mismo y nadie ni nada te impedirá ponerlo en marcha. ¿Te animas?

3Planifica tus distracciones digitales

Si a la mayoría de nosotros nos dicen: «Ojo, no entres en tal red social o tal blog, no vaya a ser que te distraigas. No olvides que hay trabajo por delante», ¿cómo actuaríamos? La realidad es que la práctica totalidad perdemos mucho tiempo-y-atención con redes sociales, blogs y feeds, aplicaciones, mensajería instantánea y un larguísimo etcétera de cosas que tienen lugar en nuestro monitor.

Para mí la clave desde luego no consiste en prohibir estas distracciones. Lo ideal es forjar un sano autocontrol y una positiva disciplina personal… pero eso requiere tiempo y grandes dosis de motivación. Así que el único modo que conozco de "combatir" estas distracciones es, curiosamente, garantizarlas y hasta planificarlas.

Si sabes que, quieras o no, vas a entrar en Twitter, Facebook o el blog de la esquina, acéptalo como una "tarea" más que vas a hacer. Ponla en tu plan del día y destina momentos fijos en la jornada para hacer todo eso. Por ejemplo: «A partir de hoy establezco oficialmente 3 momentos de actividad online. A media mañana, antes de comer y a media tarde».
Programando, planificando, estableciendo momentos fijos para hacer todo eso, consigues dos cosas importantes. Fíjate…

No dejas de entrar en esos sitios y estar al tanto de algo que quieres y te gusta. (Algo que sí o sí ibas a terminar por hacer.)
Despejas tu tiempo de trabajo de distracciones. Evitarás el típico "entro un minuto a ver". Te costará mucho menos avanzar por tu plan de tareas y, a la vez, centrarte en hacer una sola tarea a la vez.

¿No te pica la curiosidad? Yo te animo a poner en marcha este ejercicio. A probarlo. Total, ¿qué puedes perder? Tres pasos, tres sencillos pasos que tú mismo, hoy mismo (con la planificación de la tarde), puedes poner en marcha. Pero no puede fallar ninguno. Tienes que empeñarte y esforzarte en cuidar los tres.

Naturalmente tu Productividad diaria depende de muchos otros detalles que no menciono aquí (pero sí presentes en otros muchos posts del blog). Pero si te interesa empezar a mejorar, practicar este plan diario te pondrá en el buen rumbo. Yo procuro seguirlo cada día y cuando lo consigo doy en el clavo.

Un ejercicio de 3 pasos para mejorar en tu trabajo

de ThinkWasabi de Berto Pena

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Publicado por VRedondoF para AP el 7/15/2011 01:03:00 AM

[SAC] Libera tu vida de papeles

NOTA DE VREDONDOF : Soy una de las personas que me gusta guardarlo todo , en mi mesa se amontonan a la minima , montones de dosieres y papeles que con muy buena voluntad los dejo para cuando tenga tiempo.

Ha sido asi toda mi vida. llego un momento que tenia MONTONES de papeles por todos los lados , entonces enpece a comprar armarios con puerta y los amontonaba en el/los armarios.

Siempre me decia , "cuando pueda tener una secretaria los mandare archivar y encontrar un "papel" sera muy facil".

Bueno , pues llege a tener no una si no dos secretarias, probablemente no sabian mucho de archivo , lo unico que se es que me costaba que me trajeran un papel cuando lo pedia , y cuando faltaba una de ellas ...pues que una por la otra.. NO TE DIGO NADA EL TIEMPO QUE LE TENIAN QUE DEDICAR A LOS ARCHIVOS .

Ademas uno lo archivaba por un sistema y otra por ... total que "na de na" ..

Cuando me retire ...pues otra vez solo ... y los mismos montones ... hasta que descubri ...

"EL CAJON" , como metodo de archivo mas barato y eficaz.

Consiste en ir colocando en un cajon de la mesa todos los papeles uno encima de otros (ojo no los documentos importantes ver nota 1 abajo) ...

Cuando tengo el cajon lleno los paso a una caja de archivo de Uni system que se llama definiclas , que es una caja desmontable de carton barato , que se puede archivar ( tienen las dimensiones de un AZ).

Han pasado 15 años y tengo que decir que he tenido que buscar papeles y no me ha sido dificil encontrarlos y siempre estoy tranquilo porque se que los tengo controlados.

Para mi es un acierto total.

Tambien tengo que manifestar que SON MUY POCOS LOS PAPELES normales que tienes que volver a buscar y no merece la pena tanto esfuerzo .

(1)esos los escaneo y guardo en ARCHIVO IMPORTANTE en Dropbox, en Scrib, en google Doc y me lo envio a un propio correo de gmail denominado importantesxxxxx@gmail.com )

SCL

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Las personas tenemos la extraña razón de guardar todos los papeles que nos pasan por las manos: saldos del banco, factura, libros de instrucciones, aquella revista en la que aparece la receta de marmitako que algún día haré.

¿Desde que año guardas los tickets de compra de los electrodomésticos? ¿Y los saldos del banco? ¡Nos encanta amontonar papeles!

¿Por qué no debes guardar todos los papeles que pasan por tus manos?

Porque no todos los papeles que guardas son realmente útiles. Es verdad que las facturas de compra y las garantías de electrodomésticos deben guardarse 2 años y así muchos otros documentos pero no hace falta guardarte el tickets del supermercado durante semanas.

Porque los recuerdos son sensaciones no objetos, no hace falta guardar tus notas de primero de EGB para recordar que aprobaste y que te lo pasabas genial jugando a fútbol con tus amigos Mi madre aun guarda el libro con el que aprendí a leer, ¡en poco tiempo mi hija podrá utilizarlo! .. ¿Hacía falta guardarlos 30 años?

Porque no archivamos cosas sólo las amontonamos, ¿Cuantas veces has buscado un documento en ese cajón en el que seguro que estaba ahí y no lo has encontrado? El problema es que muy pocos de nosotros ordenamos y archivamos de forma coherente y lógica los documentos y eso provoca que no los encontremos cuando los necesitamos.

Porque rara vez volvemos a releer un libro, una vez finalizado pasa a ser un recuerdo en tu mente y un espacio ocupado en la estantería. Cuando te acabes un libro pregunta a algún familiar, amigo o compañero si quiere leérselo, anímalo, ¡fomenta la lectura! ¿Te has preguntado nunca que lee tu compañero de trabajo? ¡Te sorprenderá! Pídele que te deje el libro que tenga que más te ha gustado.

Porque tendrás más espacio para guardar cosa que realmente necesitas, vaciarás esa enorme estantería llena de libros antiguos o ese cajón lleno de saldos del banco o libros de instrucciones de aparatos que ya no tenemos.

Porque te permitirá tener más orden en casa, tendrás menos cachivaches para ordenar y no tendrás toda la mesa llena de papeles.

Porque a los niños les encanta el papel y sobre todo romperlo y pintarlo. Así que si tienes niños ya sabes o los guardas bajo llave o los tiras pero si los tiene por el medio tienen los días contados.

Porque un almacén digital te permitirá tener toda la documentación accesible en cualquier lugar y la encontrarás fácilmente si tener que desmontar media casa.

Porque nunca vas a hacer esa receta que vistes en la revista que tienes junto con las otras 100 así que apúntatela y tira la revista, no ganas nada llenando tu vida de revistas que no te aportan nada y que sólo sirven para acumular polvo.

¡Porque salvaremos bosques! ¿Sabes cuanto árboles se tienen que talar para que tengamos esos documento sobre nuestra mesa? Intenta que directamente esos papeles no lleguen ni a casa, que los envíen en formato digital por ejemplo.

Es fácil decir por no deberíamos acumular papel pero ¿De qué me deshago? ¿Cómo evito tener aquel cajón lleno de papeles o el revistero a rebosar? Yo aquí tengo 3 reglas:

Si no lo tienes no lo vas a poder guardar

. Muchas de los papeles que guardamos actualmente se pueden obtener en formato digital, por ejemplo la mayoría de empresas de servicios están ofreciendo a los usuario la posibilidad de consultar sus facturas on line y no te la envían a casa ¿Aún recibes por correo las facturas de la luz, gas, agua o teléfono?¿Y los saldos del Banco? ¡Pues ya tardas! Cuando acabes de leer este artículo :-P

apunta en tu lista de próximas acciones consultar las web de las empresas que te envían correo y mira si puedes evitarlo.

Digitalizar. Para los documentos de los cuales no necesito el original (pe. Garantías de productos, tickets de compra, etc.) estos los escaneo y los archivo en mi Evernote, les asigno las etiquetas convenientes, le pongo un título descriptivo y me olvido. Cuando lo necesito ya sea en casa o en la playa con mi móvil podré acceder a él. Además evernote tiene la capacidad de buscar textos dentro de las imágenes así que las búsquedas son mucho más rápidas y fáciles.

¿Guardas aquella revista por aquel artículo tan interesante? ¡Escanealo y a tu archivo digital!
Agrupar y archivar. Para los documentos que necesitas guardar en papel hay que establecer un sistema que nos permita acceder de forma fácil. Lo primero sería digitalizarlo, como comentaba en el punto anterior, de esta forma una primera búsqueda en nuestro PC nos permitirá refrescar la memoria. La documentación de productos en garantía guárdala toda junta: Grapa el ticket de compra a la garantía y con el libro de instrucciones ponlo todo junto así te será más fácil localizarlo.

Repasa tu archivo periódicamente. Una vez guardado un documento tendemos a guardarlo durante años cuando realmente la mayoría no tienen una validez muy temporal así que periódicamente guárdate un rato para repasar tu archivo físico y ver que documentos ya no sirven: albaranes de entrega de artículo, tickets de compra, recibos, etc.

¿Y vosotros guardáis muchos documentos o tenéis algún sistema para simplificar vuestro archivo?

Imagen cortesía de FeatheredTar con licencia Creative Commons.

Libera tu vida de papeles

de simplicidad extrema de Jordi

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Publicado por VRedondoF para <b>SAC</b> el 7/04/2011 07:47:00 AM

[TDM] Lista de errores

Un experto es aquel que ya ha cometido todos los errores posibles en una materia muy concreta
–Niels Böhr

Es una herramienta de mejora personal que he encontrado muy útil. Nada sorprendente, nada sofisticado, ningún programa informático necesario para usarla, coste monetario próximo a cero; sin embargo –lo diré de manera conservadora– si la empleas durante 30 días, no querrás volver a dejar de usarla nunca más y cambiarás tu vida.

Descripción

Inmediatamente después del error —o en su defecto, al final del día— escribe en un pequeño cuaderno o libreta de errores el error cometido.

Procura que el número de errores del que tomas nota al cabo del día no sea superior a 3. Lleva contigo todo el día esa libreta o cuaderno pequeño. Anota siempre la fecha de los errores.

Si un error se vuelve a cometer al siguiente día, vuelve a tomar nota de él.

Tras tomar nota del error, haz un breve análisis de él: en qué situación se ha producido, su aspecto, sus posibles causas, sus consecuencias, por qué es un error. Después, visualiza una acción alternativa para la próxima vez que se presente la situación que motivó el error.

Procura que los errores sean distintos cada vez; es decir, céntrate en evitar los 3 errores del día anterior. Si se vuelven a producir, vuelves a tomar nota de ellos y mantienes el límite de errores diario del que tomas nota en 3 igualmente. No te fustigues si vuelven a aparecer día tras día, pero no los niegues o encubras. Toma nota.

Si al día siguiente —o la siguiente vez en que la situación detonante del error se produzca— evitas el error y llevas a cabo una acción alternativa, vuelve sobre el registro de errores y tacha o rodea con un círculo el error en todos los días anteriores en que se produjo; reforzarás la sensación de logro, obtendrás un pequeño chute de dopamina.

Justificación

Hay decenas de acciones que sabemos que hacemos mal, pero que día tras día, mes tras mes, año tras año, seguimos repitiendo.

Es imposible afrontar todos esos pequeños o grandes errores a la vez. No tenemos ni fuerza de voluntad ni memoria suficiente para ellos. Sería demasiado abrumador.

La técnica permite poner en práctica el principio del Kaizen de mejora incremental. Los errores no tienen que seguir ningún orden; de entre los cientos de errores cotidianos, toma nota de los 3 primeros de los que tomes conciencia.

Permite aplicar los principios de la práctica deliberada en tu actividad diaria: limas un elemento de la conducta cada vez, te enfocas en unos pocos elementos de tu comportamiento diario.

A su vez, resulta muy motivador ver que errores de años desaparecen en cuestión de días. Tras apuntar un error varios días seguidos, tu mente se centra con concentración de láser en su resolución. Simplemente, no puedes aguantar el tener que escribir el mismo error día tras día: quieres quitártelo de encima

Aplicación

Especialmente para acciones cotidianas y errores recurrentes.

Funciona mejor con errores de comisión que de omisión. Para que los errores de omisión se hagan conscientes, procura convertirlos en errores de comisión; desarrolla para ello una mentalidad más experimental y comete un buen par de errores todos los días. Pero esto será aplicable en una segunda fase: al principio tendrás errores de sobra que corregir.

Al principio del artículo, dije que si la usas 30 días te enamorarás de esta herramienta. Pero 30 días son muchos. Propongo que hagas un prototipo y uses la técnica durante 3 días. Luego decide si merece la pena.